Là một kỹ sư tài năng có kiến thức chuyên môn giỏi thôi là chưa đủ, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt thì mới có thể thuyết phục được đồng nghiệp, trình bày ấn tượng trước khách hàng và thăng tiến trong sự nghiệp. Vậy làm thế nào để nâng trình giao tiếp của mình lên. Dưới đây là 6 bí quyết đơn giản bất cứ kỹ sư nào cũng có thể làm được.
Lắng nghe chủ động – Đừng chỉ nghe, hãy thấu hiểu
Khi bạn cần trình bày ý tưởng tại nơi làm việc, bạn rất dễ mắc lỗi: nói quá nhiều, muốn chia sẻ thật nhiều kiến thức, chứng tỏ bản thân và dễ bỏ lỡ những gì người khác nói, dẫn đến việc không thấu hiểu được nhu cầu của người khác. Hoặc nếu bạn không nói quá nhiều trong cuộc họp nhưng bạn chỉ tập trung vào bản thân và không lắng nghe người khác.
Để cải thiện tình trạng này, bạn nên dành cho mình một khoảng trống để tập trung lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp. Đặt những câu hỏi mở như “Anh/ chị có thể giải thích rõ hơn về phần này không? Hoặc “Em hiểu ý anh/ chị là… đúng không ạ?” để khai thác thêm nhiều thông tin, nhu cầu, suy nghĩ của mọi người để nắm bắt thông tin một cách chính xác, từ đó dễ dàng truyền tải ý tưởng của mình với họ hơn.
Tránh bị phân tâm
Trong khi giao tiếp, hãy tập trung vào cuộc trò chuyện hiện tại. Đừng để những suy nghĩ về công việc, sự việc khác làm phân tâm bạn. Khi bạn tập trung vào cuộc trò chuyện, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được những thông tin quan trọng và đưa ra những phản hồi phù hợp.
Nói rõ ràng, mạch lạc, tránh những từ ngữ mơ hồ
Đối với kỹ sư kỹ thuật, tính chính xác được đặt lên hàng đầu. Bởi vậy, bạn nên sử dụng ngôn từ chính xác, rõ ràng, tránh sử dụng những từ ngữ mơ hồ, những câu nói dài dòng và những câu hỏi kép. Mọi ý tưởng đều trình bày ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Thay vì nói “Cái máy đó nó cứ bị lỗi linh tinh ấy” thì hãy nói cụ thể hơn “Máy in đang gặp lỗi kẹt giấy và không thể in được tài liệu”.
Hiểu rõ đối tượng
Thông thường khi giao tiếp, bạn sẽ chỉ tập trung vào những ý tưởng họ muốn chia sẻ và những gì bạn muốn đạt được. Điều này sẽ khiến việc giao tiếp của bạn không hiệu quả. Bạn cần xác định đối tượng giao tiếp của mình là ai, họ muốn gì và cần gì, từ đó điều chỉnh ngôn ngữ và cách trình bày sao cho phù hợp.
Khi giao tiếp với đồng nghiệp, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật hơn. Khi trình bày một báo cáo kỹ thuật cho giám đốc, hãy sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành và tập trung vào những kết quả quan trọng nhất. Khi giải thích một vấn đề kỹ thuật cho một đồng nghiệp mới, hãy sử dụng những ví dụ đơn giản và dễ hiểu.
Tận dụng công nghệ để giao tiếp hiệu quả hơn
Thay vì làm việc qua email, văn bản, bạn có thể ứng dụng các cụ giao tiếp trực tuyến như: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams để trao đổi công việc được chính xác, nhanh và hiệu quả hơn. Hãy tận dụng những công cụ này để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm hiệu quả hơn.
Đặt câu hỏi mở
Muốn cuộc trò chuyện được hiệu quả, bạn phải hiểu người khác muốn gì trước. Bạn hãy khuyến khích đối phương chia sẻ ý kiến bằng cách đặt ra những câu hỏi mở bắt đầu bằng “Tại sao”, “Làm thế nào”, “Anh/chị nghĩ gì về…”. Sau khi đã hiểu về đối phương, bạn có thể điều chỉnh cách nói của mình sao cho hiệu quả nhất.
Để giao tiếp ngày một tốt hơn, bạn cần thực hành thường xuyên, giao tiếp càng nhiều, bạn càng trở nên tự tin, thuần thục và nhạy bén hơn. Ngoài ra, bạn nên nhờ đồng nghiệp, cấp trên cho bạn những góp ý để cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt hơn. Nâng cao kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp bạn thành công trong công việc mà còn giúp bạn xây dựng những mối quan hệ tốt đẹp hơn. Vì vậy, hãy kiên trì, bạn nhất định sẽ tiến bộ và thành công.
